Kommunikation – Vor, während und nach der «Corona-Herausforderung»

Noch vor 2 – 3 Jahren hätte ich mir niemals vorstellen können, dass wir in einer Welt leben, wo viele unserer Bekannten und Freunde aus dem Homeoffice arbeiten, Video-Konferenzen plötzlich zur normalen Form der Kommunikation gehören und das soziale Leben mit grösseren Gefahren für die Gesellschaft in Verbindung gebracht wird.

Trotz aller technischen Veränderungen und der «neuen Welt» seit Corona hat sich etwas nicht verändert: Man muss sich immer im Klaren sein, was man mit seiner Kommunikation konkret erreichen will.

Um effektiv zu kommunizieren, frage dich vor jedem Austausch:

„Was ist mein Ziel jetzt und hier, mit genau diesem Menschen vor mir?“

Aufgrund der Antwort auf diese Frage musst du Dir die folgenden Überlegungen machen:

Welche Form der Kommunikation wird mich meinem Ziel näherbringen?

Als Entscheidungsbasis hilft mir meine Einschätzung der Situation und mein Wissen über die Person vor mir.
Welche Erwartungen hat mein Gegenüber von mir?
Was müsste ich sagen und wie müsste ich mich nonverbal verhalten, um meinem Ziel mit der grössten Wahrscheinlichkeit näher zu kommen?

1. Was sind die «Grundregeln» der Kommunikation?

In der Kommunikationspsychologie hat sich das 4-Seiten-Modell von Friedemann Schulz von Thun in der Praxis bewährt.

Jede Kommunikation beinhaltet diese vier Elemente. Wir nutzen sie oder «leben mit ihnen» bewusst oder unbewusst. Wer diese Systematik konsequent anwendet und diese somit automatisch in jede Kommunikation einfliessen lässt, wird sich über die Zeit immer mehr positiv von anderen abgrenzen.

Dadurch gehe ich bewusster und mit höherer Sensibilität in ein Gespräch oder Meeting. Dabei fällt mir immer wieder auf, welche Chancen in der Kommunikation vergeben werden oder welche Widerstände aufgebaut werden. Dies kann bewusst geschehen oder nur aus Nichtwissen oder der fehlenden Sensibilität.

Mein Tipp aus der Praxis
Setze als Verantwortlicher oder Teilnehmer bewusst Bilder oder Aussagen mit «hoher emotionaler Kraft» ein. Verknüpfe optimalerweise beide Komponenten. Unser Gehirn liebt die non-verbale Information und Zusammenhänge. So können sie sehr effizient die Aufmerksamkeit erhöhen und die Teilnehmer abholen. Jeder ist voll dabei und die Qualität des Meetings steigt sofort merklich an.

2. Welches sind die Erfolgsfaktoren in der Kommunikation?

Aus meiner persönlichen Erfahrung haben sich über die letzten Jahre 10 Grundsätze für eine erfolgreiche Kommunikation bewährt. Wenn Sie diese Aufzählung lesen, werden mit grösster Wahrscheinlichkeit keine grossen Überraschungen auftauchen. Spannend wird es, wenn wir kritisch in den Spiegel schauen und uns fragen:

Bin ich mir der Wichtigkeit dieser Themen immer bewusst?
Lebe ich diese Erkenntnisse auch wirklich?
Hole ich mir Feedbacks ab, ob ich auch so wahrgenommen werde?

Wenn ich von diesen Regeln überzeugt bin, kann ich sie für eine positive Veränderung nutzen. Nun gilt es, daraus die für mich wichtigsten Erkenntnisse konkret umzusetzen. Aus der Praxis der letzten Jahre hat sich diese «Hitliste der Optimierung» ergeben.

Das Optimierungspotential ist in der nachfolgenden Grafik im Uhrzeigersinn ansteigend. Je stärker der blaue Farbanteil, desto höher das Optimierungspotential.

3. Hat sich über die neue digitale Welt etwas an diesen Grundsätzen oder Erkenntnissen verändert?

Wenn wir auf die letzten 10 bis 20 Jahre zurückblicken, haben sich die Möglichkeiten der Kommunikation massiv verändert. Neue Medien und Kommunikationskanäle beeinflussen unser tägliches Leben in allen Facetten. Wer könnte sich eine Welt ohne Smartphone, Internet, E-Mails, LinkedIn, WhatsApp usw. noch vorstellen?

Frage
Haben sich durch diese Veränderungen auch die Grundsätze der Kommunikation verändert? Aus meiner Sicht ein klares Nein.

Begründung
Jedes Medium oder jede soziale Plattform hat seine eigenen Chancen, Risiken und optimalen Einsatzgebiete. Die Kunst besteht darin, diese zu erkennen und systematisch für sich als Unternehmer oder Privatperson zu nutzen.

Erfahrungen im Jahr 2020
Im Jahr 2020 haben wir in aller Schärfe erlebt, dass viele Unternehmen fast über Nacht in der Kommunikation digital werden mussten. Diese neue Welt wurde von aussen vorgegeben und hatte grosse Auswirkungen auf die Organisation und das Verhalten der Menschen. Viele Unternehmen und Menschen waren mit diesen raschen Umstellungen überfordert oder schlicht noch nicht dazu bereit.

Optimale Kommunikationskanäle festlegen
Es lohnt sich, für sich die folgenden Fragen zu beantworten:

Welche Medien nutze ich als Unternehmen und welche als Privatperson?
Welche Stärken und Schwächen haben diese Medien konkret für mich?
Welche Kommunikationskanäle nutzen meine Ansprechpartner?
Nutze ich die verschiedenen Möglichkeiten bewusst und effizient?
Weiss ich, welcher Kanal für eine Botschaft oder einen bestimmten Adressaten sich am besten bewährt?

4. Chancen & Risiken der «neuen digitalen Welt»

4.1 Grundüberlegungen
Die besten Erfahrungen sind immer konkrete Beispiele. Was ist mir im Jahr 2020 aufgefallen, als ich mehrere klassische 2-tägige Workshops mit Führungskräften plötzlich digital per Videokonferenz durchgeführt habe?

Drei Themen standen dabei im Fokus:

Welche Erwartungen hatten unsere Kunden an den Workshop und an uns?
Können diese Erwartungen sowohl in der physischen als auch in der digitalen Welt erfüllt werden?
Was bedeutet dies für mich konkret in der Rolle als Moderator?

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Thema 1: Qualität & Effizienz

Erwartung Kunde	Hohe Qualität und Effizienz in der Erarbeitung der Themen.
Erfüllung Erwartung	Mit einer guten Vorbereitung, Erfahrung und hohem Fachwissen kann die Qualität und Effizienz erreicht werden. Die Praxis zeigt jedoch deutlich, dass physisch präsente Teilnehmer aktiver und intensiver über einen längeren Zeitraum mitarbeiten als in einer digitalen Umgebung.
Auswirkung Moderation	Als Moderatoren müssen wir mit den Teilnehmenden noch bewusster die konkreten Erwartungen abholen. Die Erfahrungen zeigen auch hier, dass die Mehrheit davon ausgeht, dass sich ihre Erwartungen erfüllen werden. Dies, ohne sich selbst im Vorfeld in der Tiefe mit dem Workshop-Thema auseinander zu setzen.

Thema 2: Konstruktives & kreatives Umfeld bieten

Erwartung Kunde	Konstruktives & kreatives Umfeld – offene und kritische Diskussion führt zu neuen Ideen und Lösungsansätzen.
Erfüllung Erwartung	In der digitalen Welt ein kreatives Umfeld zu schaffen ist eine sehr grosse Herausforderung. Dies gilt sowohl für die Teilnehmenden als auch für die Moderatoren. Die Erfahrung zeigt, dass die natürliche Gruppendynamik und Kreativität abnehmen, umso mehr Personen einzeln am Bildschirm zur Videokonferenz zugeschaltet sind.
Auswirkung Moderation	Als Moderatoren müssen wir mit höchster Sensibilität durch den Workshop führen und die «informellen Botschaften zwischen den Teilnehmern» sofort aufnehmen und positiv für den Erfolg nutzen. Beispiele: Körperhaltung, Mimik und Gestik, Einwände, Verantwortung und Kompetenzen.

Thema 3: Plattform bieten für den Auf- und Ausbau des Vertrauens

Erwartung Kunde	Plattform für den Auf- und Ausbau des Vertrauens unter dem Führungsteam. Sich noch besser Schätzen und Kennenlernen.
Erfüllung Erwartung	Das Aufbauen von Vertrauen und die Nähe zu einem Menschen entstehen über direkte Interaktion. Je besser man sich gegenseitig kennt, desto einfacher kann dies auch in einer Video-Konferenz erreicht werden.
Auswirkung Moderation	Gruppendynamik ermöglichen – jedoch auch verlangen. Bei einem digitalen Event müssen wir als Moderatoren als positive Treiber funktionieren. Sehr gut hinhören und Themen und Personen direkt ansprechen.

4.2 Vorbereitung als Baustein für den Erfolg
Meine Erfahrungen zeigen, dass die Aufmerksamkeit vor dem Bildschirm massivschneller sinkt als im persönlichen Kontakt. Digitale Workshops verlangen von allen einen höheren Energieaufwand. Dies bedeutet:

a) Klar strukturierteres Programm als roten Faden – unterstützt mit kräftigen Bildern. Setzen sie bewusst Ankeraussagen ein.
b) Kleinere Einheiten (inhaltlich als auch zeitlich)
c) Bewusst mehr Pausen einplanen, z.B. 45 Minuten intensiver Austausch mit anschliessenden 15 Minuten Pause

Vor der Durchführung einer Videokonferenz sollte man sicherstellen, dass alle Teilnehmenden das entsprechende digitale Vorwissen haben und über die notwendige Infrastruktur verfügen. Am besten man testet vorgängig gemeinsam mit seinen Ansprechpartnern die Technik. Diese «Investition» wird sich bezahlt machen!

Bereite als Moderator Aufgaben im Zusammenhang mit den Workshop-Inhalten vor, welche den Teilnehmenden im Vorfeld abgegeben werden und vor dem Start der Videokonferenz zurückgegeben werden müssen. Dadurch stellt man sicher, dass sich alle mit den wichtigsten Themen auseinandersetzen. Als Moderator verfügt man damit über alle wesentlichen Informationen und Standpunkte der Teilnehmenden, um diese während der Videokonferenz einzeln zu lancieren und auch eine Gruppendynamik aufzubauen.

4.3 Durchführung des interaktiven digitalen Workshops

a) Die Moderation soll nach Möglichkeit immer abwechselnd zu zweit durchgeführt werden. Diese Aufteilung erhöht die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden und sorgt für Abwechslung. Eine Doppelmoderation gibt beiden Moderatoren zusätzlich die Chance, sich bewusster mit den Teilnehmenden auseinander zu setzen und sich auf diese zu fokussieren:

Wer macht aktiv mit?
Wie sind die nonverbalen Botschaften?
Wie ist die Stimmung innerhalb des Teams?

b) Workshop muss spannend und abwechslungsreich sein. Kurze Sequenzen, aktive Einbindung aller Teilnehmer und Nutzen der technischen Möglichkeiten halten die Aufmerksamkeit hoch. Unterstützend wirken starke Bilder und Grafiken, welche bewusst eingesetzt werden können.

c) Wir wollen gemeinsam etwas entwickeln. Der Workshop muss sich klar von einer Video-Botschaft unterscheiden, welche man auch einfach nur konsumieren kann. Bei einer digitalen Umgebung ist es noch wichtiger zu spüren, dass man ein aktiver Teil des Ganzen ist. Der Moderator ist hier noch stärker gefordert, dass kein Teilnehmender «verloren» geht.

4.4 Nachbearbeitung

Die Mehrheit aller Menschen verhält sich ähnlich, ich eingeschlossen. Wenn ich weiss, dass am Ende des Tages eine «kleine Kontrolle» über alle erarbeiteten Themen auf mich zu kommt, steigert dies massiv meine Aufmerksamkeit. Wenn ich dies zu Beginn der Videokonferenz als Moderator allen Teilnehmenden mitteile, nehmen sofort alle Papier und einen Stift zur Hand.

Ich erarbeite in jedem Workshop als Ausgangslage neben den Erwartungen auch gleich im Team die Kriterien, an welchen wir den Erfolg des Workshops messen werden. Ich mache damit allen klar, dass wir als Team mit den Erkenntnissen aus dem Workshop konkret weiterarbeiten und die Erkenntnisse aktiv für die Unternehmung genutzt werden müssen. Diesen Effekt stellen wir über ein transparentes Task-Management sicher, wo alle Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten geregelt sind.

4.5 Die grossen Unterschiede – physische oder digitale Welt

Der Moderator muss mit noch grösserer persönlicher Begeisterung und Engagement durch den Workshop führen. Er ist für die Emotionen verantwortlich.
Die Vorbereitung und das Programm müssen noch besser auf das Ziel und die Teilnehmenden abgestimmt werden.
Jeder Workshop birgt das Risiko, dass die Moderatoren von einem zu hohen Interesse oder Vorwissen der Teilnehmenden ausgehen. Dies erhöht die Anforderungen an die Moderation, noch stärker auf jeden Einzelnen einzugehen und somit niemanden «zu verlieren». Damit ist gewährleistet, dass auch ein digitaler Workshop zu einem Erlebnis wird und der Unternehmung einen konkreten Mehrwert bietet.
Bewusst mit starken Bildern und Aussagen arbeiten. Diese dienen als Ankerpunkte und können vom Moderator immer wieder als emotionale Meilensteine aktiv eingesetzt werden.

5. Fazit

Ob wir die «neue Welt» lieben oder die alten Tage wieder zurückhaben möchten, die digitale Umgebung gewinnt jeden Tag an Gewicht und bestimmt immer stärker unseren Alltag. Sich dagegen zu stemmen kostet nur Kraft und raubt uns allen eine großartige Chance.

Nehmen wir doch das Beste aus beiden Welten und kombinieren wir dies mit unseren eigenen Stärken und Erfahrungen. Je bewusster man «mit beiden Welten spielt» desto grösser der positive Effekt. Das bedeutet jedoch auch, dass man sich den neuen Techniken stellen muss. Aufgrund der exponentiellen Entwicklung ist dies ein Dauerauftrag. Wer heute nicht schon gestartet ist, findet sich bereits einen Schritt hinter der Konkurrenz.

Neue Techniken, Medien oder Softwarelösung sind und bleiben ein wertvolles Hilfsmittel. Wir als Menschen sind jedoch immer für den Erfolg entscheidend. Dies wird sich zum Glück nie ändern.

Über den Autor:

Thomas Hirsiger MBA / TEP
Gründer & Partner der ASAGO AG
CEO
+41 76 441 90 17
thomas.hirsiger@asago.ch
www.asago.chThomas Hirsiger arbeitete in den höchsten Führungsgremien diverser Firmen in der Finanzbranche und führt seit 2008 seine eigene Vermögensverwaltungsfirma unter dem Namen Finiens Wealth Management AG. Dabei betreut er in einem speziell eingerichteten Family Office Unternehmer & Spitzensportler. Zusätzlich ist er in einigen Firmen als Verwaltungsrat tätig. Im Jahr 2013 gründete er zusammen mit zwei Geschäftspartnern die Unternehmensberatungsfirma ASAGO AG. Er bekleidet dort die Aufgabe des CEO. Er unterhält viele Kontakte zu Unternehmern, Firmeninhabern und Verwaltungsräten und lässt diese Erfahrungen in die Entwicklung der Dienstleistungen mit einfliessen.