Generäle, Wirtschaftskapitäne und viele andere Entscheidungsträger tendieren dazu, ihre Teams und Entscheidungen auf die «vergangene Schlacht» und nicht auf die zukünftigen Herausforderungen auszurichten. Menschlich absolut verständlich, jedoch der komplett falsche Ansatz. Die wertvollen Erfahrungen aus der Vergangenheit sollen trotzdem für die Zukunft bewusst genutzt werden.

Jeder sorgfältig zusammengestellte Verwaltungsrat (oder Team) ist für eine Unternehmung Gold wert. Jede Münze hat aber immer zwei Seiten. Die grösste Chance ist auch immer das grösste Risiko (oder die grösste Herausforderung).  Je breiter ein Gremium aufgestellt ist, desto individueller und vielfältiger ist das Wissen und die Erfahrungen jedes Einzelnen. Diese Stärke geht in vielen Fällen jedoch leider auch zu Lasten eines gemeinsamen Verständnisses von einzelnen Sachthemen oder komplexen Zusammenhängen.

Ich mag mich noch sehr gut an eine Diskussion im Verwaltungsrat eines KMU erinnern, an welcher sich ein Jurist, Logistiker, Bücherexperte und Unternehmer über das Thema «regulatorische Rahmenbedingungen und Haftung» intensiv ausgetauscht haben. Jeder hatte spannende und wichtige Inputs, leider immer nur aus seiner Sicht und geprägt durch seine persönlichen und geschäftlichen Erfahrungen.

Was erleben wir häufig an Meetings:

  • Effizienz: Zu tiefe «Flughöhe» – sich im operativen Detail verbeissen statt das grosse Bild vor Augen haben
  • Qualität: Sehr unterschiedlich – Sicht und Fokus auf die Unternehmung geht in vielen Fällen leider verloren
  • Resultat: Kein echter Mehrwert für die Unternehmung

Was streben wir alle an:

  • Effizienz: Jeder kann sich optimal einbringen – dies mit einem klaren Fokus
  • Qualität: Hoch – jeder bringt aktiv seine Punkte ein – dies immer auf die Ziele der Diskussion ausgerichtet
  • Resultat: Messbare, wertvolle und realisierbare Resultate

 

1  Wissen und Erfahrung optimal für die Unternehmung nutzen

Synergie kann auch negativ sein: Bei der Teamarbeit gilt es positive Synergien zu schaffen und zu nutzen.

 

Aus meinen persönlichen Erfahrungen als Unternehmer, CEO und Verwaltungsrat kann ich die folgenden Eckpunkte empfehlen, damit die ganze Breite des Wissens und die wertvollen Erfahrungen genutzt werden können:

a) Jedes Gremium braucht einen klaren Verantwortlichen, welcher die Diskussion leitet und diese immer positiv und motivierend moderiert. Empathie und Fachwissen sind gleich stark zu gewichten.

b) Ohne gezielten Aufbau eines gemeinsamen Verständnisses über das Thema entsteht keine Diskussion, welche zu neuen Erkenntnissen und Resultaten führt.

c) Klare Kommunikation, was wir aus der Diskussion für die Unternehmung gewinnen wollen.

 

2  Diskussion moderieren und leiten

Ich bin ein starker Verfechter der Demokratie und dem aktiven Einbringen seiner persönlichen Ideen und Erfahrungen – aber auch von starker Führung und das bewusste nehmen von Verantwortung.

Es ist jedoch eine grosse Differenz, ob das ein Gremium für einen Austausch betrifft oder ob strategische Entscheide getroffen werden müssen, welche für die Zukunft der Unternehmung wegweisend sind. Hier braucht es aus meiner Sicht eine starke Persönlichkeit, welche strukturiert durch die Diskussion führt, jedoch allen Ideen Platz lässt. Dies ist ein schmaler Grat zwischen Effizienz und Qualität! Je stärker die Persönlichkeitsprofile im Gremium sind, desto wichtiger ist eine hohe Glaubwürdigkeit des Verantwortlichen und der aktive Einbezug aller einzelnen Teilnehmer.

 

3  Sicherstellen, alle sprechen vom «Gleichen»

 

Wir dürfen als ASAGO AG Firmen, Stiftungen oder die öffentliche Hand bei den Themen Strategie und Risikomanagement begleiten. Per Definition sind hier in der Regel Verwaltungs-, Gemeinderäte, Stiftungsräte und die Geschäftsleitung am Tisch.

Wer hat nicht schon selbst erlebt, dass sich an einem Meeting zwei absolute Fachspezialisten einen «packenden und langen Schlagabtausch» geliefert haben? Da sie jedoch aus verschiedenen Fachbereichen kamen, führte die Diskussion zu keinem Resultat, welches einen Mehrwert für die Unternehmung gebracht hat. Jeder argumentierte nur aus seiner eigenen Sicht der Dinge.

Wie können wir die Chance nutzen, alle Erfahrungen und das gesamte Wissen eines breit und gezielt zusammengestellten Verwaltungsrates (oder Gremium) zu nutzen?

  1. Die Teilnehmer sind sich selbst im Klaren darüber, was sie unter dem Thema verstehen und können dies klar und präzise den übrigen Teilnehmer kommunizieren.
  2. Aufbau eines klaren und einheitlichen gemeinsamen Verständnisses eines Themas oder einer Herausforderung.
  3. Erkenntnisse und Analysen der einzelnen Mitglieder auf die Unternehmung ableiten.

 

4  Herausforderungen bei digitalen Meetings

 

Die neuen digitalen Möglichkeiten wie Teams oder Zoom sind wertvolle Chancen. Nur wer fähig ist ein physisches Meeting optimal und effizient durchzuführen, hat auch die Fähigkeiten, die neuen digitalen Medien optimal zu nutzen. Worauf muss hier speziell geachtet werden?

  1. Das Team aktiv während des ganzen Meetings einbinden. Das Fehlen der physischen Präsenz muss durch die Moderation und den Leader kompensiert werden. Eine riesige Herausforderung für alle Teilnehmenden!
  2. Aufmerksamkeit aufrechterhalten. Digital ist das Risiko, dass sich einzelne Teilnehmer passiv verhalten oder «verabschieden» massiv grösser als bei einem physischen Meeting. Kurze und intensive Blöcke sind hier das beste Mittel.
  3. Teilnehmer aktiv in das Meeting einbinden statt langer Monologe. Die Moderation und Führung ist hier noch einmal auf einer noch höheren Stufe als an einem klassischen Meeting.

 

5  Resultate erzielen / Fokus setzen

 

Die Erfahrung zeigt, dass am Ende immer die gleichen 3 Bausteine zu konkreten Resultaten in jedem Gremium führen:

 

a) Vorbereitung

Ein modernes und effizientes Gremium nutzt systematisch die neuen digitalen Chancen und Möglichkeiten. Dank einer gemeinsamen Plattform verfügen alle Mitglieder jederzeit über die für sie bereitgestellten Unterlagen. Die Kombination von der Bereitstellung der optimalen Unterlagen durch den Verantwortlichen und der seriösen und frühzeitigen Vorbereitung durch die einzelnen Mitglieder ermöglicht eine substanzielle Steigerung der Effizienz und Qualität.

Wichtig!
Alle Unterlagen müssen so aufbereitet werden, dass sie nicht für den Fachmann, sondern auf die Mitglieder des Gremiums ausgerichtet sind. Fragen betreffend die Unterlagen sollten idealerweise im Vorfeld und nicht am Meeting gestellt werden.

 

b) Durchführung eines effizienten und qualitativ starken Meetings

Dies ist eine schmale Gratwanderung, jedoch einer der Schlüssel zu einem erfolgreichen Meeting. Mit einer strukturierten Agenda und klar definierten Zielen, kann mit einer guten Vorbereitung durch alle Teilnehmer das Meeting systematisch und effizient durchgeführt werden.

Wichtig!

Dies muss nicht zu Lasten von kritischen Diskussionen oder Inputs von neuen Ideen stattfinden. Dank der Vorbereitung und der klaren Führung kann die Zeit optimal genutzt werden.

 

c) Aufträge aus dem Meeting kontrollieren und erledigen

Wer kennt nicht die Pendenzenlisten auf Excel, wo in der Regel das Wechseln des Datums die grösste Veränderung ist.

Zeit ist eine wertvolle Ressource. Nur Aufträge, welche klar einer Stufe/Person zugeteilt sind, haben die Chance, erledigt zu werden. Mit einem digitalen Aufgaben- und Terminmanage-ment ist der Stand über alle Pendenzen jederzeit allen Beteiligten ersichtlich.

Dank dieser Transparenz kann am nächsten Meeting nur noch diskutiert werden, wo offene Fragen im Raume stehen und nicht, was bereits «klar und erledigt» ist.

 

 

6  Erfolge gemeinsam feiern

 

Wertschätzung ist eine der schönsten Belohnungen. Die Arbeit im Team und das Resultat ist immer ein Mosaik von Inputs, Anregungen und kritischen Voten. Viele «Leader» gehen still davon aus, dass der Erfolg aller am Prozess Beteiligten für den Aufwand und das Engagement kompensiert.

Aus meiner Sicht eine komplett falsche Annahme! Was kostet es, Danke zu sagen und den Dank zu begründen? Wenn wir alle in den Spiegel schauen, sehen wir ein Gegenüber, welches dies auch sehr schätzen würde.

 

7  Welches Fazit können wir aus der Erfahrung und den Erkenntnissen ziehen?

a) Teams bewusst und gezielt zusammensetzen. Wissen und Erfahrungen sind immer wertvoll – müssen jedoch für die Chancen und Risiken der Unternehmung zusammenpassen.

b) Starke Persönlichkeiten positiv führen, damit ihre Inputs nicht verpuffen und zu endlosen Fachdiskussion im Detail führen.

c) Ein positives Momentum aufbauen. Jeder Teilnehmer weiss (und spürt), dass seine Inputs wertvoll sind und aufgenommen werden. Zusammen etwas bewegen können.

 

Aus meiner persönlichen Erfahrung ist die grösste Herausforderung, das Wissen und die wertvollen Erfahrungen optimal abzuholen und für die Entwicklung / oder Risikomanagement – der Unternehmung bewusst zu nutzen.

Die Erwartungen und Anforderungen an den «Leder des Meetings» und die Teilnehmer hat sich bereits verändert. Mit den Herausforderungen der nächsten Jahre wird sich die Geschwindigkeit und Komplexität noch verstärken. Unternehmen, welche dies begriffen haben und als kompetitiven Vorteil erkannt haben, werden als Sieger aus diesem Rennen gehen!

Wollen Sie mit uns diesen großartigen – jedoch herausfordernden Prozess – in Angriff nehmen? Wir würden uns freuen, Sie bei dieser Chance begleiten zu dürfen.