Jedes Jahr wieder „überraschend.……“
Die Zeit läuft unerbittlich. Das Jahr ist kaum richtig angelaufen, die Mitarbeiter und Chefs kommen von den Sommerferien zurück und es ist bereits wieder kurz vor dem letzten Quartal!
Wie jedes Jahr stehen in den Monaten vor dem Jahresende die klassischen Aufgaben der Unternehmensführung an:
- Erarbeiten der strategischen Schwerpunkte für das Folgejahr und weitere Jahre
(Ausgangspunkt sind die grössten Chancen & Risiken für die Unternehmung) - Ableiten von konkreten Zielen
- Festlegen des Budgets – welche Mittel stehen uns zur Verfügung?
- Optimale Zuteilung der Ressourcen – setzen von klaren Prioritäten
Dies findet in Kombination mit der Erreichung der Ziele des laufenden Jahres und dem Vorbereiten der Unterlagen für den jährlichen Strategieworkshop des Verwaltungsrates mit der Geschäftsleitung statt.
1 Wenn ich als Chef in der «idealen Welt» leben würde….
Es ist Ende Sommer und der jährliche Strategieworkshop findet in genau 2 Monaten statt. Wie bin ich heute als VR-Präsident oder CEO bereits organisiert:
- Das Datum ist festgelegt, alle Teilnehmer haben sich den Termin eingetragen und ihre Teilnahme schriftlich bestätigt.
- Die «perfekte Location» mit der passenden Infrastruktur ist reserviert und ausgetestet.
- Als Vorbereitung erhielt jeder Teilnehmer den Zugang zu allen Daten der letzten Strategiesitzung in einer klar definierten, einheitlichen und übersichtlichen Form. Dadurch kann jeder Teilnehmer jederzeit auf die Daten zugreifen und sich effizient vorbereiten.
- Alle Erkenntnisse und Aufträge des letzten Strategieworkshops sind umgesetzt, dokumentiert und auf dem aktuellsten Stand.
- Ideen und Anregungen der Teilnehmer für die anstehende Strategiesitzung wurden im Vorfeld systematisch erfasst und können von allen Teilnehmern als Vorbereitung eingesehen werden.
- Jeder der Teilnehmenden hat eine klare Vorstellung was er erwarten darf und wie er sich persönlich einbringen wird.
- Es besteht eine vollständige Traktandenliste.
- Alle Aufträge für die Sitzungsvorbereitung sind klar kommuniziert.
2 Was sind die ehrlichen Feedbacks unserer Kunden und Partner?
Die ideale Welt habe ich weder in den Firmen angetroffen, wo ich die Leitung persönlich übernommen habe, noch bei vielen von unseren potentiellen Kunden. Es zeigte sich in vielen Fällen, dass einige der nachfolgenden Punkte in der Vorbereitung des Strategieworkshops in der Realität nicht optimal gelöst wurden:
- Der Termin und Ort für die gemeinsame Erarbeitung der Strategie und Gewichtung der wichtigsten Risiken für die Unternehmung wird «in der letzten Minute» festgelegt.
- Sehr aufwendige Vorbereitung durch den Verantwortlichen, da die Unterlagen des letzten Jahres nicht aufbereitet wurden oder nicht zur Verfügung stehen.
- Stress und Druck auf allen Stufen
- Fehlendes Wissen über die konkrete Umsetzung der vielen tollen Ideen des letzten Strategieworkshops.
- Fehlende Effizienz, da die Mehrheit der Teilnehmer nicht professionell vorbereitet ist und nicht alle über den gleichen Informationsstand verfügen.
- Erwartungen und Ziele der Teilnehmer und der Führung werden vorgängig nicht abgeglichen und passen deshalb nicht zueinander.
- Statt eine hohe Dynamik mit positiven Emotionen und neuer Ideen auszulösen, gehen die Teilnehmer «nach getaner Arbeit» wieder zurück in das Tagesgeschäft.
3 Wie möchte ich mich optimal als Verwaltungsrat oder Mitglied der Geschäftsleitung für das neue Jahr vorbereiten?
Als Verwaltungsrat bin ich für die Entwicklung einer optimalen Strategie, die korrekte Einschätzung der Risiken und die Zuteilung der strategischen Ressourcen zuständig – dies jederzeit in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, welche die erarbeiten Erkenntnisse umsetzen wird.
Der jährliche Strategieworkshop bringt den grössten Effekt, wenn bereits während des Jahres
- alle Mitglieder des Verwaltungsrates, die Geschäftsleitung und Schlüsselmitarbeiter jederzeit über den gleichen Wissenstand verfügen (immer im Rahmen seiner Aufgaben und Verantwortungen).
- alle wichtigen Themen der Unternehmung auf dem neusten Stand und für jedes Verwaltungsratsmitglied ersichtlich sind.
- Aufträge und Erkenntnisse klar zugewiesen sind und die Kontrolle erfolgen kann, ob die strategischen Entscheidungen operativ umgesetzt werden.
- Entwicklungen verfolgt werden können und nachvollziehbar sind.
- GL und VR über eine digitale Plattform verfügen, sich jederzeit gegenseitig zu informieren.
- Neue Ideen oder Anregungen über diese digitale Plattform eingebracht werden können.
4 Über welche Informationen muss ich als Verantwortlicher verfügen, wer erarbeitet diese und wer stellt sie mir zur Verfügung?
Die nachfolgenden Informationen benötigen Sie im Vorfeld und dann auch für einen effizienten und wirkungsvollen Strategieworkshop:
- Wo stehe ich heute mit meiner Unternehmung? Wie bin ich aufgestellt, um auf potenzielle Herausforderungen und Chancen zu reagieren?
- Welches sind unsere Ziele und können sie realistisch erreicht werden? Passen diese mit der Unternehmensphase und unserer Vision überein?
- Übersicht Megatrends und der wichtigsten Rahmenbedingungen
- Entwicklungen und Resultate aus der letzten Strategiesitzung – wo gibt es noch Differenzen und aus welchem Grund sind diese Pendenzen noch offen?
- Übersicht über alle strategischen Projekte
- Sind alle für unsere Unternehmung relevanten Risiken erkannt und können wir diese in jeder Situation tragen?
- Über welche finanziellen und personellen Ressourcen verfügen wir – wo werden Sie am effizientesten eingesetzt?
Wie stelle ich sicher, dass diese Unterlagen «in meinem Sinne» zusammengestellt werden?
- Unterlagen werden dynamisch laufend erstellt und nicht auf einen einzelnen Stichtag
- Klare und einheitliche Vorlagen mit definierten Prozessen & Abläufen
- Botschaft und Aussage «auf einen Blick» erfassbar
- Verbindliche Verantwortungen und laufender Abgleich mit dem Auftraggeber
- Kommunikation im ganzen Prozess wird gelebt – Feedbackkultur!
5 Was hindert uns daran, die Vorsätze auch effektiv umzusetzen?
Wer kennt nicht die Erkenntnis nach dem Workshop «Im nächsten Jahr werden wir das Meeting früher und besser vorbereiten und…..»?
Die Realität zeigt, dass in 90% der Fälle die guten Vorsätze leider im operativen Tagesgeschäft wieder in den Hintergrund rücken, bis im nächsten Herbst die „Stunde Null“ vor der Türe steht. Dies stellen wir primär bei allen erfolgreichen Unternehmern fest, welche eine Doppelrolle bekleiden: Zuständigkeit sowohl für die Strategie als auch für die operative Umsetzung!
Was hindert uns an der konkreten Umsetzung und wie sieht eine pragmatische Lösung aus:
Herausforderung 1: Selbst als Vorbild aus dem gewohnten Trott ausbrechen
Wir, das heisst jeder Einzelne von uns, müssen sich bewusst verändern und gemeinsam einen neuen und verbindlichen Ansatz definieren. Machen und nicht nur wollen!
Herausforderung 2: Neue Kultur / Einstellung selbst aktiv & positiv vorleben
Strategie & Risikomanagement muss in der Unternehmung täglich gelebt werden und zur positiven Firmenkultur auf allen Stufen beitragen. Es ist ein wichtiger Baustein für eine nachhaltige Entwicklung der Unternehmung.
Herausforderung 3: Bewährter & «kritischer» Themenkatalog definiert die Prioritäten und nicht das eigene Wissen oder die persönlichen Vorlieben
Arbeiten in Teams und teilen von Wissen und Verantwortungen wird entscheiden, wer in den nächsten Jahren zu den Leadern zählen wird.
6 Die optimale Balance als Unternehmen finden – Mehrwert für Unternehmung als auch für die Teilnehmer sicherstellen
Im Zentrum steht das beste Verhältnis zwischen Aufwand für die Vorbereitung / Durchführung und Nachbearbeitung im Verhältnis zum Ertrag und den langfristigen positiven Effekt für die Unternehmung und deren Mitarbeiter und Aktionäre.
Rechte Seite der Waage:
Von welchem positiven Effekten wollen wir zwingend profitieren?
- Entscheidungsgrundlagen auf einen Blick intuitiv zur Verfügung haben.
- Jederzeit die wichtigsten Infos (alle verstehen das Gleiche) auf dem neusten Stand.
- Die wichtigsten Themen werden systematisch erarbeitet und in Angriff genommen. Dies immer mit konkreten Entscheidungen!
Linke Seite der Waage:
Welche Effekte will wollen wir zwingend verhindern?
- Binden von wertvollen menschlichen & finanziellen Ressourcen ohne Mehrwert.
- Unangenehme & «herausfordernde Themen» werden auf die lange Bank geschoben.
- Der jährliche Strategie Workshop wird als «Alibiübung» für das gute Gewissen wahrgenommen.
Was sind die logischen Konsequenzen, um die optimale Balance sicher zu stellen?
- Gelebte Kultur in der Firma, dass man sich an der Spitze positionieren will und der Konkurrenz immer einen Schritt voraus ist.
- Transparenz und Wissen ist wichtiger als Hierarchie. Kritische Themen werden aktiv und positiv angegangen.
- Im Zentrum steht der gemeinsame Erfolg und nicht die Befindlichkeiten von Einzelnen.
7 Welcher Ablauf hat sich in der Praxis am besten bewährt?
a) Schritt 1: Die Vorbereitung des Strategieworkshops
- Definieren der genauen Ziele / Wo stehen wir als Firma heute? Warum ist dieses Ziel für uns wichtig?
- Festlegen des optimalen Teilnehmerkreises (Es sitzt nur am Tisch, wer einen Mehrwert generieren kann oder eine Entscheidung treffen kann).
- Aufsetzen der Kommunikation und Erteilen der Aufträge für die Vorbereitung jedes Einzelnen.
Grösste Stolpersteine:
- Die Teilnehmer haben keine klare Vorstellung über das konkrete Ziel und den Ablauf des Workshops.
- Die Teilnehmer haben keine konkreten Erwartungen gegenüber der Führung, dem Strategieworkshop aber auch gegenüber sich selbst.
- «ich komme mal» statt einer persönlichen optimalen Vorbereitung.
b) Schritt 2: Die Durchführung der Strategieworkshops
- Start mit Festlegen der zu erreichenden Ziele und abholen aller Teilnehmer.
- Systematisches und strukturiertes Durcharbeiten der Themen. Kreative Freiheiten müssen jedoch zwingend Platz haben.
- Kontrolle, ob Ziele erreicht und konkrete Aufträge mit Verantwortung und Terminen definiert sind.
Grösste Stolpersteine:
- Workshop geht ohne klaren Mehrwert für die Unternehmung und die einzelnen Teilnehmer zu Ende.
- Programm konnte nur teilweise – oder unvollständig durchgearbeitet werden.
- Die konkreten nächsten Schritte sind nicht definiert und «es geht nicht weiter».
c) Schritt 3: Die Nachbearbeitung des Strategieworkshops
- Management Summary über den Workshop mit den wichtigsten Erkenntnissen erstellen und an verschicken.
- Übersicht offene Task mit Verantwortungen und Termine.
- Persönliches Gespräch mit allen Beteiligten – Feedback & abholen, ob die persönlichen Erwartungen erfüllt werden konnten.
Grösste Stolpersteine:
- Nach dem Strategieworkshop gehen alle wieder in die Tagesroutine über.
- Positive Dynamik wird nicht aufgenommen und in konkrete Resultate umgewandelt.
- Warten, bis nächster Herbst wieder zu einen Strategieworkshop eingeladen wird . . .
Die 3 wertvollsten Tipps von meinen Verwaltungsrats- und Geschäftsleitungskollegen
Tipp 1:
Selbst als Verwaltungsrat oder Mitglied der Geschäftsleitung an den Mehrwert von regelmässigen & strukturierten Strategiemeetings glauben.
Dies aktiv gegen Innen & Aussen leben und kommunizieren. So wird es ein Teil der Firmenkultur und kann die volle Kraft entfalten. Platz für kritische – jedoch positive 360 Grad Analyse der Unternehmung bewusst planen.
Tipp 2:
Sich als Unternehmen und Teilnehmer optimal organisieren.
Mit der optimalen digitalen Umgebung und klaren Abläufen und Prozessen, kann sowohl die Effizienz als auch die Qualität massiv gesteigert werden. Wenn jederzeit stufengerecht auf alle wichtigen Informationen zugegriffen werden kann, wird niemand mehr auf diese Unterstützung verzichten wollen.
Tipp 3:
Klare Verantwortungen & Kompetenzen über alle Hierarchien.
Wir als Unternehmen entwickeln nur die volle Kraft und Kreativität, wenn sich jeder aktiv einbringt. Wissen und Engagement sollen im Zentrum stehen und nicht die Hierarchie. Dynamik für die Unternehmung und Erfolge bewusst kommunizieren.
8 Fazit
Je weniger wir als Verwaltungsrat oder CEO Zeit haben, desto wichtiger ist es – sie sich zu nehmen!
Diese Aussage ist absolut kein Widerspruch. Es zeigt sich in jeder Firma, unabhängig von der Grösse oder Branche, dass eine regelmässige und strukturierte Strategie & Risikoanalyse einen substantiellen Mehrwert für die Unternehmung bringt.
Der Druck im Tagesgeschäft führt zu einer natürlichen «Betriebsblindheit». Eine bewusste Auszeit, kombiniert mit einer optimalen Vorbereitung, hilft den Horizont für Chancen und Risiken wieder zu öffnen – dazu ergänzend als Unterstützung ein „externer Partner“ mit dem wichtigen Aussenblick.
Die Chancen als Team nutzen – es wird uns an der Spitze halten
Das Umfeld und die Erwartungen werden immer anspruchsvoller. Wir als Unternehmer müssen immer schneller und gezielter auf neue Kundenwünsche, ein sich veränderndes Marktumfeld und regulatorische Rahmenbedingungen reagieren.
Diese Herausforderungen kann nur in einem perfekt zusammengestellten Team mit klaren Aufgaben und Kompetenzen gemeistert werden.
Hohe Transparenz mit klaren Prozessen & Abläufen zwingt uns, konsequent zu handeln
Ohne eine digitale Plattform, welche alle wichtigen Informationen visuell und intuitiv darstellt, kann eine hohe Qualität und Effizienz nur in wenigen Fällen gewährleistet werden.
Kurze, effiziente Wege und Entscheidungen basieren auf gemeinsamem Wissen und Verständnis zu den Themen.
Über den Autor:
 |
| Thomas Hirsiger MBA / TEP
Gründer & Partner der ASAGO AG
Thomas Hirsiger arbeitete in den höchsten Führungsgremien diverser Firmen in der Finanzbranche und führt seit 2008 seine eigene Vermögensverwaltungsfirma unter dem Namen Finiens Wealth Management AG. Dabei betreut er in einem speziell eingerichteten Family Office Unternehmer & Spitzensportler. Zusätzlich ist er in einigen Firmen als Verwaltungsrat tätig. Im Jahr 2013 gründete er zusammen mit zwei Geschäftspartnern die Unternehmens-beratungsfirma ASAGO AG. Er bekleidet dort die Aufgabe des CEO’s. Er unterhält viele Kontakte zu Unternehmern, Firmeninhabern und Verwaltungsräten und lässt diese Erfahrungen in die Entwicklung der Dienstleistungen mit einfliessen.
|
